Política de Tratamiento de Datos Personales Tecnoquímicas S.A.

Tecnoquímicas S.A.

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info.data@tecnoquímicas.com

Teléfono:

(57)(2) 882 55 55

 

En desarrollo de la política de Responsabilidad Total y en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás establece normas concordantes en materia de protección de datos, el Grupo Tecnoquímicas establece los mecanismos y disposiciones generales que permiten garantizar la conservación, protección e integridad de los datos personales en el desarrollo del objeto social ha recaudado de los titulares con los cuales se relaciona.

 

La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales aplica a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por Tecnoquímicas S.A., considerado como responsable del tratamiento de los datos personales. Igualmente, aplica para el tratamiento de los datos personales que obtengan sus filiales, subordinadas y vinculadas. Las sociedades a las que Tecnoquímicas S.A. les administra sus bases de datos y por las cuales es enteramente responsable en cuanto a la obtención y tratamiento de datos (en adelante "Las Sociedades") son: Adhinter S.A.S.; Arpack S.A.S.; Coldesivos S.A.S.; Constructeq S.A.S.; Indugráficas S.A.S; Laboratorios Teramed S.A. de C.V.; Tecnofar TQ S.A.S.; Tecnoquímicas del Ecuador S.A.; Tecnoquímicas S.A. Guatemala; Tecnosur S.A.; TQ International CORP; Inversiones TQ S.A.S. No obstante el listado anterior, esta política se hará extensiva a cualquier otra sociedad que llegare a ser parte del Grupo Tecnoquímicas, se configurare como una de sus vinculadas y/o subordinadas o a cualquiera sobre las que Tecnoquímicas asuma la administración.

 

Los lineamientos contenidos en el presente documento aplican para las bases de datos personales que puedan ser proporcionados o recabados por empleados; clientes; proveedores; contratistas; así como sus dependientes; profesionales de la salud; consumidores o posibles consumidores; usuarios de los portales Web propios o administrados por o para Tecnoquímicas S.A. o Las Sociedades; participantes en sorteos, concursos o actividades promocionales; usuarios y seguidores de páginas como las Fan Page de Facebook de las marcas y productos de Las Sociedades o de Tecnoquímicas S.A.; seguidores o contactos de cualquier cuenta de Tecnoquímicas S.A. en cualquier red social que tenga o administre ella o Las Sociedades; visitantes de las instalaciones de Tecnoquímicas S.A. o Las Sociedades; o en general, cualquier titular cuando el contacto que se haga con él y la recolección o el tratamiento de sus datos amerite la protección de los mismos y el cuidado definidos por la ley de protección de datos personales en Colombia.

 

2. Definiciones

Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en las presentes políticas, y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, se entiende por:

 

a) Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

b) Aviso de privacidad: documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

c) Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

d) Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

e) Dato privado: es aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

f) Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

g) Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

h) Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

i) Titularpersona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

j) Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

 

3. Principios rectores:

Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que serán respetados por Tecnoquímicas S.A. en los procesos para el tratamiento de datos personales.

 

a) Principio de finalidad: el Tratamiento de los datos personales recogidos por Tecnoquímicas S.A. debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informado el Titular.

b) Principio de libertad: el Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

c) Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Política de Tratamiento de Datos Personales Tecnoquímicas S.A.

d) Principio de transparencia: en el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de Tecnoquímicas S.A., en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

e) Principio de acceso y circulación restringida: los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

f) Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por parte de Tecnoquímicas S.A. se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

g) Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

 

4. Aviso de privacidad

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El Aviso de Privacidad de TECNOQUÍMICAS S.A. está disponibles, entre otros medios, en la página web www.tecnoquimicas.com.

 

5. Autorizaciones

La autorización de uso de datos personales de los titulares por parte de Tecnoquímicas S.A. y Las Sociedades requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. Tecnoquímicas S.A y Las Sociedades, se reservan el derecho a confirmar la información otorgada para verificar que el consentimiento es otorgado para el uso de los datos personales o para la inscripción efectiva del usuario en las actividades que sean ofrecidas.

 

En el tratamiento de Datos Personales que realizar Tecnoquímicas S.A., la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, Tecnoquímicas S.A. Procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.

 

5.1 Autorización para el tratamiento de datos de menores de edad y personas con capacidad de ejercicio limitada

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales de menores o de personas con capacidad de ejercicio limitada, por parte de Tecnoquímicas S.A. y Las Sociedades, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado de los padres, tutores, curadores o representantes de los menores de edad o de las personas con capacidad de ejercicio limitada (según sea el caso). Tecnoquímicas S.A., en su condición de responsable del tratamiento de datos personales contenidos en sus Política de Tratamiento de Datos Personales Tecnoquímicas S.A. bases de datos y de Las Sociedades, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los padres, tutores, curadores o representantes de los menores de edad o de las personas con capacidad de ejercicio limitada, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. Cualquier uso que Tecnoquímicas S.A y Las Sociedades hagan de los datos personales, velará por la protección absoluta de los derechos de los menores de edad, respetando su interés superior y los derechos fundamentales en especial su integridad y dignidad.

 

Si Tecnoquímicas S.A y/o Las Sociedades descubren que se ha recolectado información de menores o personas con capacidad de ejercicio limitada, sin el consentimiento de sus padres, curadores, tutores o representantes, procederá a eliminar el registro lo más pronto posible de acuerdo con la legislación aplicable en Colombia.

 

5.2 Autorización para la recolección de datos sensibles

Para la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales sensibles, deberá mediar una autorización explícita de dicho tratamiento, informándole al titular el carácter facultativo de la autorización, de conformidad con la naturaleza de los datos.

 

6. Finalidades

El tratamiento que realizará Tecnoquímicas S.A., será el de recolectar, almacenar, procesar, circular, compartir, usar, transmitir o transferir (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad de acuerdo con las siguientes finalidades:

 

6.1 Finalidades dirigidas a los empleados y colaboradores

a) Cumplimiento de obligaciones legales y garantizar derechos laborales.

b) Proceder a la gestión adecuada de la relación laboral.

c) Realizar los procesos necesarios para el pago de la nómina.

d) Realizar actividades de prevención de riesgos laborales.

e) Mantener al empleado al tanto sobre actividades de bienestar o educación.

f) Realizar tratamiento estadístico de los datos de nuestros empleados.

g) Atender adecuadamente sus peticiones y/o solicitudes.

h) Compartir la información con terceros y/o encargados aliados para el cumplimiento de las finalidades descritas.

i) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.

 

6.2 Finalidades dirigidas a los consumidores

a) Cumplimiento de obligaciones legales y garantizar derechos del consumidor.

b) Informarles sobre las marcas y productos que se comercializan, así como sobre las actividades promocionales que se llevan a cabo, todo dentro de los términos autorizados por la legislación respectiva.

c) Mantenerlos al tanto sobre actividades de educación continuada en las áreas de medicina y cuidado de la salud, enmarcados dentro de las limitaciones legales Política de Tratamiento de Datos Personales Tecnoquímicas S.A. que se tienen sobre los productos de prescripción médica y las audiencias a las que están dirigidas.

d) Evaluar la calidad de los productos y el nivel de conocimiento que tienen los consumidores sobre ellos.

e) Realizar tratamiento estadístico de los datos de los consumidores.

f) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.

g) Atender adecuadamente sus peticiones, solicitudes y reclamos.

h) Compartir la información con terceros y/o encargados aliados para el cumplimiento de las finalidades descritas.

i) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.

 

6.3 Finalidades dirigidas a los clientes

a) Cumplimiento de obligaciones legales y garantizar sus derechos.

b) Verificar que su información sea veraz.

c) Evidenciar que sus bienes no proviene de actividades ilícitas.

d) Reportar y consultar a centrales de riesgo.

e) Informarle sobre las marcas y productos que se comercializan, así como sobre las actividades promocionales que se llevan a cabo, todo dentro de los términos autorizados por la legislación respectiva.

f) Levantar registros contables, financieros y estadísticos.

g) Prestar los servicios acorde a las necesidades del titular.

h) Compartir la información con terceros y/o encargados aliados para el cumplimiento de las finalidades descritas.

i) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.

 

6.4 Finalidades dirigidas a los proveedores

a) Cumplimiento de obligaciones legales y garantizar sus derechos.

b) Verificar que su información sea veraz.

c) Evidenciar que los bienes y servicios prestados no proviene de actividades ilícitas mediante consulta en diferentes fuentes de información.

d) Reportar y consultar a centrales de riesgo.

e) Levantar registros contables, financieros y estadísticos.

f) Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales en los que sea parte el Proveedor.

g) Realizar procesos de debida diligencia respecto al cumplimiento de las obligaciones y compromisos pactados de cumplimiento de normas o procedimientos.

h) Compartir la información con terceros y/o encargados aliados para el cumplimiento de las finalidades descritas.

i) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.

 

6.5 Finalidades dirigidas a profesionales de la salud

a) Cumplimiento de obligaciones legales y garantizar sus derechos. Política de Tratamiento de Datos Personales Tecnoquímicas S.A.

b) Informarle sobre las marcas y productos que comercializamos, así como sobre las actividades promocionales que llevamos a cabo, todo dentro de los términos autorizados por la legislación respectiva.

c) Mantenerlo al tanto sobre actividades de educación continuada en las áreas de medicina y cuidado de la salud, enmarcados dentro de las limitaciones legales que se tienen sobre los productos de prescripción médica y las audiencias a las que están dirigidas.

d) Evaluar la calidad de nuestros productos y el nivel de conocimiento que tienen los profesionales de la salud sobre ellos.

e) Enviar y entregar artículos promocionales, de utilidad médica, educativos y muestras médicas sin valor comercial.

f) Enviar invitaciones a eventos, congresos, seminarios, charlas científicas, médicas y académicas.

g) Negociar y celebrar contratos de prestación de servicios y asistencia técnica, así como realizar pagos por los servicios prestados.

h) Realizar los reportes que correspondan al Registro de Transferencias de Valor del Sector Salud establecidos por el Ministerio de Salud y Protección Social, en cualquiera de las modalidades y conforme a los valores y reglas establecidas en la Resolución 2881 de 2018, para su posterior publicación por parte de dicha entidad, con la finalidad de garantizar la transparencia de las relaciones entre actores del sector salud y la industria farmacéutica y de tecnologías en salud.

 

6.6 Finalidades dirigidas a la seguridad física

Con el propósito de garantizar la seguridad de los empleados, visitantes, bienes y edificaciones, se han dispuesto controles de acceso al interior o en el perímetro exterior de las instalaciones de las empresas que conformar el Grupo, por ejemplo, pero no limitado al monitoreo y grabación de imágenes a través de sistemas de vídeo vigilancia, y registro de los vehículos.

 

7. Deberes en relación con el tratamiento de los datos personales

Tecnoquímicas S.A. reconoce que los datos personales son propiedad de las personas naturales a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente en la autorización obtenida al momento de recabar el dato, y respetando las normas legales vigentes.

 

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Tecnoquímicas S.A. se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

 

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

c) Realizar oportunamente, esto es, en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.

d) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012. Política de Tratamiento de Datos Personales Tecnoquímicas S.A.

e) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.

f) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

g) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

h) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

i) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

8. Derechos de los Titulares de la Información

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de datos personales tiene los siguientes derechos:

 

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Tecnoquímicas S.A., en su condición de Responsable y Encargado del Tratamiento.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Tecnoquímicas S.A., en su condición de Responsable y Encargado del Tratamiento.

c) Ser informado por Tecnoquímicas S.A., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

Tecnoquímicas S.A. garantizará el derecho de acceso a los datos personales del Titular, previa acreditación de su identidad o la de su representante, poniendo a disposición de este, de manera gratuita o a su costo en caso que corresponda, sus datos personales a través de medios físicos o electrónicos que permitan el acceso directo a ellos, de forma que el Titular pueda hacer efectivo su derecho de rectificar, corregir o solicitar la supresión de todos sus datos o de parte de estos. Toda solicitud debe ser presentada a través de los medios señalados en el Aviso de Privacidad, y contener, como mínimo, la siguiente información: A) El nombre y domicilio del Titular, o cualquier otro medio, como un correo electrónico, que permita comunicarle la respuesta. B) Los documentos que acrediten su identidad o la de su representante. C) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular pretende ejercer sus derechos.

 

8.1 Ejercicio de los derechos de consulta, actualización de datos y reclamos

Los derechos de consulta, actualización de datos y reclamos pueden ser ejercidos por el Titular debidamente identificado o por su apoderado o causahabiente (debe adjuntar copia del poder o documento que lo certifique con la solicitud). En cuanto a los menores de edad, los derechos deberán ejercerlos a través de quien acredite su representación legal.

 

Si se presenta la solicitud por parte de una persona que no sea el Titular de la información, se tendrá como no presentada y no se dará respuesta a la misma.

 

a) Consultas

Los Titulares de los datos personales podrán consultar su información en las base de datos administradas por Tecnoquímicas S.A. La consulta realizada por el Titular será atendida en máximo diez (10) días hábiles a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Si no es posible atender la consulta en ese término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, sin superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

b) Reclamos

El Titular que considere que la información contenida en alguna base de datos administrada por Tecnoquímicas S.A. debe ser corregida, actualizada o suprimida, podrá presentar un reclamo ante Tecnoquímicas S.A.  Este reclamo debe formularse mediante una solicitud que contenga la identificación del titular y la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, adjuntando los documentos que se quieran aportar como prueba. Si el reclamo resulta incompleto, se informará al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que subsane las fallas. Después de dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante allegue la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso superará lo ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

9 Seguridad de la información

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, Tecnoquímicas S.A. adoptará las medidas técnicas, de su recurso humano y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Por lo tanto, cuando se compartan o transmitan datos a un Encargado se celebrará un acuerdo donde se formalice la entrega o forma de recolección de los mismos, exigiendo la respectiva confidencialidad, el cumplimiento de la presente Política de Protección de Datos Personales y en donde además se precisará la finalidad con la cual se transmiten los datos.

 

Adicionalmente, se realizarán auditorias periódicas de las bases de datos y de los procedimientos de seguridad implementados, con la finalidad de garantizar la confidencialidad y protección de la información suministrada por los titulares. En caso de que se detecte alguna situación eventual que llegar a poner en riesgo la seguridad de los datos personales, Tecnoquímicas S.A. y Las Sociedades tomarán las medidas necesarias para amortizar el riesgo y proteger en todo momento la información suministrada.

 

10 Responsables Internos

Tecnoquímicas S.A. designa como responsables de dar trámite a las peticiones, consultas y reclamos de los titulares de la información, de las bases de datos de Tecnoquímicas S.A. y de Las Sociedades, a las áreas de Servicios al Consumidor, de Cumplimiento y a la Vicepresidencia Jurídica de Tecnoquímicas S.A., a quienes se deberán dirigir las solicitudes, y quienes en todo caso se encargarán de la obtención de la información y la gestión necesaria al interior de Tecnoquímicas S.A. para dar respuesta a los Titulares que así lo soliciten.

 

?11. Vigencia

El presente documento entrará en vigencia desde el primero de septiembre de 2017 y hasta el momento en que expresamente se revoque o modifique.

 

Última fecha de revisión y actualización 06 de junio de 2019.